ビジネスメールの基本

事務職で仕事を始めた場合にExcelやwordを使っての書類作成や表作成などと並んで大事なお仕事が取引先や社内の方々への報告連絡相談含めたビジネスメールです。特に経験がない方はLINEやメッセンジャーと同じ感覚で文章を作成したりすると大きな失敗をすることになります。逆にビジネスメールをそつなくこなすと大きな信頼を得られることになります。

ここではビジネスメールでの基本ルールや法則などを活用できるようにみなさまにお伝えしていきます。事務職を初めてする方やブランクがある方などはぜひ活用して頂ければと思います。

基本ルール

1.宛先(To、Cc、Bcc)を正しく使い分ける

ますは宛先には必ず読んでほしい人を指定する。メールは「宛先(TO)」に指定した人以外の複数の人にも、同時に送ることが可能です。このときに使うのが「CC」「BCC」という機能。CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略です。メール作成画面にあるCC、BCCの欄にメールアドレスを入力することで、宛先に指定した人以外にもそのメールのコピーを送ることができます。

CCとBCCの違いは、他のメール受信者にメールアドレスが通知されるかどうかです。CCに入力されたメールアドレスは他の受信者に通知されますが、BCCに入力されたメールアドレスは他の受信者には通知されません。

CC、BCCには、「メインの宛先ではないが、メールの用件を参考までに知っておいてほしい人」を指定するのが通常で、オフィスワークや事務職をしていると、上司や関係者をCCに指定してメールをすることが頻繁にあります。

2.具体的な件名を付ける

ビジネスメールでは件名がとても大切です。多くの方は、件名だけを見て、その重要度や内容を予測し、優先順位を付けてメールをチェックしていくことが多いからです。特に忙しい人ほどその傾向があります。そのため件名には用件がひと目でわかるように書くのがルールと覚えておきましょう。

3.添付ファイルの取り扱いに注意

まずはファイルサイズに注意。ファイルサイズの合計が2MBを超える場合は、相手にあらかじめ送受信できるファイルサイズを聞いておきましょう。(最近は送れる場合も多いですが)

また、添付ファイルは「添付し忘れ」や「誤添付」などのミスが起こりがちです。送信前の再確認が、ミスや情報漏洩を防ぎます。

4.宛名は「会社名+(部署名)+氏名+様」とするのが基本

上記は社外メールで社内メールをするときは、「会社名」や「部署名」はいりません。「姓」だけを「さん」付け、もしくは「役職」を付けて書くのが一般的です。「●●さん」「●●課長」などといった形になります。

5.挨拶と名乗りを入れる

一番多い社外メールの挨拶が「いつもお世話になります」社内メールの場合の挨拶は「お疲れ様です」名乗りは社外は「株式会社○○の△〇です」社内は「経理部の〇△です」となります。

6.結びの挨拶で締める

「宜しくお願い致します」が良いでしょう。もしくは内容によっては「ご確認の程、宜しくお願い致します」「ご検討の程、宜しくお願い致します」などもうまく使ってみましょう。

7.最後に署名を必ず入れる

まとめ 実際の文例

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